L’envoi d’une lettre recommandée avec AR constitue une preuve d’expédition à une personne ou une entreprise désignée. Elle est très utile pour prouver l’envoi d’un document sensible. Elle constitue à la fois une preuve juridique en cas de litige et sécurise votre envoi.
Utilisation de la lettre recommandée
La lettre recommandée avec AR est surtout utilisée pour envoyer des documents ou des courriers importants.
Un recommandé Il sert de trace écrite datée et non contestable dans des cas particuliers comme la résiliation d’un bail, la contestation d’une décision de justice ou administrative, ou encore des échanges de documents.
Comment faire une lettre recommandée avec AR ?
Pour envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, commencez par vous fournir d’un bordereau de recommandé manuel qui est disponible dans les bureaux de poste ou en achetant sur des sites de fournitures postales comme Bureaudeposte.net.
Vous avez le choix entre deux types de bordereaux manuels :
- Le recommandé avec accusé-réception (avec AR) : il est de couleur jaune. C’est un recommandé avec avis de réception que le destinataire devra signer avant de vous être retourné par voie postale.
- Le recommandé sans accusé-réception (sans AR) : il est de couleur jaune, apporte la même garantie que le recommandé avec AR. Toutefois, l’expéditeur ne reçoit pas d’accusé-réception en retour. Le courrier est remis contre signature au destinataire et la poste conserve une preuve de distribution pendant un an.
Comment remplir un recommandé ?
Pour écrire une lettre recommandée avec accusé de réception, renseignez tous les champs du bordereau avec un stylo bleu ou noir. Appuyez bien fort pour que votre écriture s’imprime sur les feuillets subsidiaires du recommandé.
Remplissez bien les zones de destinataire (bien préciser l’adresse), l’expéditeur (votre adresse), le niveau de garantie.
Bien indiquer le sujet de la lettre. N’oubliez pas de mentionner la référence d’un service concerné par la lettre. Puis, s’il y a des pièces jointes au courrier, indiquez-les.
Il est bien de noter qu’une lettre recommandée avec accusé de réception dispose de trois niveaux d’indemnités forfaitaires en cas de perte :
- R1 (permettant un remboursement de 16 €),
- R2 (remboursement de 153 €),
- R3 (remboursement de 458 €). Si vous ne cochez aucune case, le courrier sera associé par défaut au niveau de garantie R1.
Comment envoyer une lettre recommandée avec AR ?
Lorsque vous aurez fini de remplir tous les champs, décollez la bande de protection qui se trouve au verso du recommandé. Ensuite, collez la partie adhésive du recommandé sur le verso de l’enveloppe. Après, prenez sur la bande de protection le sticker qui contient le code-barres et collez-le au recto de l’enveloppe. Votre pli est prêt à être déposé au guichet du bureau de poste.
Lors du dépôt de votre pli, trois choses peuvent avoir lieu :
Si vous n’avez pas encore affranchi votre enveloppe, l’agent de La Poste pèse votre pli et vous réglez le prix du timbre.
- Si vous avez déjà affranchi votre enveloppe : vous ne réglez plus rien.
- Si vous cochez un niveau de garantie R2 ou R3, vous serez amené à payer un supplément.
Ensuite, l’agent de La Poste détache le feuillet de la preuve de dépôt de votre lettre recommandée. Conservez bien ce feuillet, car ce sera la preuve que vous avez déposé votre pli à La Poste. Il contient le numéro de suivi qui vous permettra de suivre l’acheminement de votre courrier sur internet et il vous sera également nécessaire en cas de réclamation.